Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Để tổ chức hội nghị hội thảo thành cồng đòi hỏi người tổ chức Event cần có kiên thức trong nhiều lĩnh vực và có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Sau đây là những chia sẻ kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo thành công.

 Để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi người tổ chức cần lên kế hoạch thật cụ thể chi tiết và đặt ra những tình huống xấu xảy ra trong sự kiện để có hướng giải quyết nhanh và hiệu quả đế có sự kiện hội thảo hội nghị thành công mỹ mãn sau đây là những chia sẻ kinh nghiệm được Vietlink công ty chuyên tổ chức sự kiện số 1 Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm uy tín chất lương:

Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề là linh hồn của chương trình, một chủ đề bao quát nhưng cũng không lan man đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp những bước sau tổ chức sự kiện dễ dàng hơn, chủ đề như đường nối vạch ra để lên kế hoạch thực hiện các bước sau, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty.

Lập kế hoạch chi tiết khi tổ chức hội nghị hội thảo:

Bất cứ sự kiện nào cũng cần có bản kế hoạch chi tiết từ khâu chuẩn bị đến sắp xếp, tổ chức sự kiên, từ chủ đề của chương trình người tổ chức sẽ lên kế hoạch mời khách mời sắp xếp sự kiện sao cho phù hợp với chủ đề điều hướng mời diễn giả, lên kế hoạch chỉ mục thực hiện trong sự kiên. 

 

 

Làm việc với diễn giả người phát ngôn trong sự kiện:

Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình “bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến.

Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy cho nên bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả, nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm hoặc đến từ các

Tìm kiếm địa điểm phù hợp 

Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang  không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.

Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Hãy  dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo.

 

 TRUYỀN THÔNG CHO SỰ KIỆN 

Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh.

Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.

Lên kế hoạch giải quyết những tình huống xấu có thể xảy ra

Trong bất cứ sự kiện nào đều không mong muốn những tình huống xấu xảy ra nhưng nó luôn hiện hữu và khiến những nhà tổ chức sự kiện đau đầu, để sử lý những tình huống xấu thật nhanh không gì bằng có chuẩn bị từ trước. Trước khi tổ chức sự kiện cần phải nêu ra những tình huống xấu có thể xảy ra và các phương án giải quyết. Những tình huống xảy ra bất ngờ không thể lường hết được nên đòi hỏi người tổ chức cần ứng biến nhanh có nhiều năm kinh nghiệm trong vấn đề tổ chức sự kiện.

Và lời khuyên cuối cùng dành cho bạn đó là hãy chon một công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp bạn lên kế hoạch và tổ chứ. Vietlink công ty tổ chức sự kiện số 1 Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm luôn cam kết tổ chức sự kiện là thành công và chuyên nghiệp, hãy để chúng tôi giúp bạn:

 

Công ty Vietlink Tour and Event Co.,ltd

Dịch vụ khác

• Dịch Vụ Cho Thuê Rối Hơi Rối Bay Người Hơi Gía Rẻ Hà Nội
• Sử dụng nhà bạt Singapore trong tổ chức sự kiện
• Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• Tại sao nên chọn thuê nhà giàn tại vietlink Event?
• Tại sao nên chọn thuê khinh khí cầu của chúng tôi?
• Những điều cần biết khi thuê cổng hơi cho sự kiện
• Cột chắn inox dành cho không gian sự kiện
• Cách Chọn Tone Màu Phù Hợp Cho Từng Loại Sự Kiện
• Một số lưu ý khi chọn thuê bục phát biểu mica
• Mua dù che nắng hay sử dụng dịch vụ cho thuê dù che