Kinh nghiệm vàng cho tổ chức sự kiện

  Tổ chức sự kiện  đòi hỏi người tổ chức phải có kinh nghiệm và chuẩn bị kỹ càng từ kế hoạch nội dùng và các bước trong hội nghị sự kiện. 

 Để tổ chức sự kiện  thành công về mọi mặt và chiếm được tình cảm của những người tham dự lại là điều vô cùng khó khăn sau đây là những cẩm nang để thực hiện điều đó:

Cách đơn giản nhất để đo lường chất lượng một sự kiện là nhìn vào những người tham dự. người tham dự đông đủ và phản hồi tích cực về sự kiện đó chính là thước đo chính xác nhất về thành công của sự kiện

Khách mục tiêu phù hợp với sự kiện là những ai? Làm thế nào bảo đảm họ đến đông đủ? Đó là điều vô cùng khó người tổ chức hội nghị hội thảo phải biết phân loại khách mời biết khách mời cần gì như thế nào để tổ chức phù hợp và thu hút được họ đến tham gia sự kiện. Khách mời mục tiêu là những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng, những người đã đầu tư và các đối tác có hứng thú với hoạt động hiện tại và kế hoạch tương lai của thương hiệu công ty.

 

Tổ chức sự kiện quy mô, chuyên nghiệp

Các bước thu hút khách mời phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp:

Xác định khách mời mục tiêu phù hợp

Tổ chức sự kiện cần xác định khách hàng mục tiêu những người đến sự kiện để tìm hiểu thông tin tìm đối tác. Cần bảo đảm khách tham dự là thật sự đến vì có hứng thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà hoặc ăn tiệc. Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ giúp xác định khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã biết đến thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản phẩm mới cho bạn bè, người quen.

Các chuyên gia gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm thấy hài long và doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra.

Hợp tác tổ chức

Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách khách hàng thường xuyên của công ty. Những lúc thế này, bạn cần tìm đối tác cùng tổ chức sự kiện. Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu không có ít nhất một người đồng ý góp thời gian và công sức cho ý tưởng của bạn thì làm sao thu hút hàng trăm, hàng ngàn người đến dự sự kiện.

Hãy chọn một công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín như Vietlink tour để giúp đỡ tư vấn và có thể tổ chức giúp bạn, vietlink Event đảm nhiệm vai trò tư vấn, cho thuê thiết bị sự kiện, thi công và lắp đặt hoàn thiện. Thiết bị sự kiện là trang thiết bị phục vụ cho hoạt độ tổ chức sự kiện bao gồm: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, cổng hơi, rối hơi, nhà bạt, nhà dù, ly cốc. những vấn đề liên quan đến tổ chức sự kiện trước sau sự kiện như: đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, tổ chức teambuilding sẽ được vietlink tour đơn vị tổ trức  sự kiện uy tín chất lượng giải quyết cho bạn.

 

Tạo mạng lưới khách mời.

Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt tại sự kiện. Ở những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả năng mất khách càng cao, đôi

khi đến 50%, 70%.Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách. Nhưng nếu là sự kiện mà khách phải trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những lượng tham dự thực tế lại nhiều.Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu ngành, bởi vì chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự.

Chọn địa điểm vàng

Địa điểm tổ chức sự kiện, tổ chứchội nghị hội thảo là điều vô cùng quan trọng quyết định lớn đến thành công của sự kiện quyết định đến lương khách mời đến đông đủ hay không và sự vừa ý hay không về khâu tổ chức sự kiện. Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi nổi tiếng thu hút đông đảo người đến dự hơn.Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương tiện giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ… Họ đi thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng? Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặng đường xa để tham gia sự kiện.

Giữ liên lạc

Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ lại đến dự nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp dụng để giữ liên lạc với các khách mời:

– Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh thích hợp để cải tiến dần.

– Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện.

 

– Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò chuyện sâu hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ đón thông tin của sự kiện tiếp theo.

Dịch vụ khác

• Dịch Vụ Cho Thuê Rối Hơi Rối Bay Người Hơi Gía Rẻ Hà Nội
• Sử dụng nhà bạt Singapore trong tổ chức sự kiện
• Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• Tại sao nên chọn thuê nhà giàn tại vietlink Event?
• Tại sao nên chọn thuê khinh khí cầu của chúng tôi?
• Những điều cần biết khi thuê cổng hơi cho sự kiện
• Cột chắn inox dành cho không gian sự kiện
• Cách Chọn Tone Màu Phù Hợp Cho Từng Loại Sự Kiện
• Một số lưu ý khi chọn thuê bục phát biểu mica
• Mua dù che nắng hay sử dụng dịch vụ cho thuê dù che